Hier spielen einige Gesetze eine Rolle. Grundsätzlich gilt:

• Für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) und GmbH & Co KG:  gemäß §189 UGB sind diese Rechtsformen zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.
• Einzelunternehmen, Personengesellschaften (OG, KG):
  • Einnahmen/Ausgabenrechnung bzw. Pauschalierung
  • doppelte Buchhaltung, wenn gem. §189 UGB Schwellenwerte überschritten werden (2 x € 700.000 –> ab dem zweitfolgenden Jahr, 1x € 1 Mio.  –> nächstes Jahr)

Es können aber auch freiwillig Bücher geführt werden.

Diese oben angeführten Regelungen gelten nicht für Land- und Forstwirte und freie Berufe. Allerdings können diese Unternehmen auch freiwillig Bucher führen. Für diese Gruppe gelten idR die Tatbestände des §125 BAO:Allerdings ist zu beachten, dass freiwillig eine doppelte Buchhaltung geführt werden kann.

„soweit man nicht schon nach dem Unternehmensgesetzbuch zur Buchführung verpflichtet ist, sind Unternehmer für einen land- und forstwirtschaftlichen Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb

1. dessen Umsatz in zwei aufeinander folgenden Kalenderjahren jeweils 550 000 Euro überstiegen hat, oder
2. dessen Wert zum 1. Jänner eines Jahres € 150 000 überstiegen hat,

verpflichtet Bücher zu führen.“

Es gibt zahlreiche Unterschiede, die jedoch aufgrund des gewollten Überblicks nicht erläutert werden können. Grundsätzlich ist eines der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale für die laufende Buchführung die Besteuerung. Ist bei der EAR (Einnahmen/Ausgabenrechnung) idR. die Istbesteuerung anzuwenden, kommt bei der Buchhaltung die Sollbesteuerung ins Spiel.

Istbesteuerung bedeutet vereinfacht ausgedrückt, dass die Umsatzsteuerschuld erst entsteht, wenn man die Zahlung eingenommen hat. Bei der Sollbesteuerung entsteht die Umsatzsteuerschuld bereits in dem Kalendermonat, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wird. Beispiele:

• EAR: Frau XY stellt eine Rechnung für eine sonstige Leistung am 28.01.2015 und schickt es dem Kunden. Der Kunde bezahlt erst am 02.03.2015. Somit nehme ich die darin enthaltene Umsatzsteuer erst in die Umsatzsteuervoranmeldung 03/2015 auf.
• Buchhaltung: Die XY-GmbH stellt eine Rechnung für eine sonstige Leistung am 28.01.2015 und schickt es dem Kunden. Der Kunde bezahlt die Rechnung erst am 02.30.2015. Aufgrund der Sollbesteuerung, muss die XY-GmbH die Umsatzsteuer bereits in der UVA 01/15 berücksichtigen.

Deswegen, aber auch aufgrund von diversen Bestimmungen ist auch die Belegsortierung bei der EAR unterschiedlich zu der Sortierung bei einer Buchhaltung.

• EAR: haben idR nur einen Buchungskreis, der mittels Einnahmen-Ausgabenliste „in Form“ gebracht wird, außer man führt z.B.  ein betriebliches Konto und eine Barverrechnung.
• Buchhaltung: Hier müssen aufgrund der oben beschriebenen Sollbesteuerung verschiedene Buchungskreise angelegt werden. Für eine niedrigere Honorarnote empfiehlt sich daher, die Belege für den Buchhalter ordentlich zu sortieren:
  • Eingangsrechnungen: chronologisch geordnet
  • Ausgangsrechnung: chronologisch geordnet
  • Bankauszüge
  • Kassa inkl. geführten Kassabuch

Es empfiehlt sich daher, immer mit dem jeweiligen Buchhalter kurz zu besprechen, wie die Belege am besten vorbereitet werden können.

Gemäß §11 Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen Rechnungen folgende Mindestbestandteile enthalten:

• den Name und die Anschrift des liefernden/leistenden Unternehmers
• den Name und die Anschrift des Abnehmers (Wenn Rechnung > € 10.000 auch die UID Nummer des Leistungsempfängers)
• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• den Tag der Lieferung/sonstiges Leistung oder den Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
• das Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung
• den anzuwendenden Steuersatz (im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Befreiung)
• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Nummer
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nr.) des Rechnungsausstellers

Achtung: es gibt auch Erleichterungen bei den sogenannten Kleinbetragsrechnungen (s.h. eine Frage weiter unten)

Bei dem Übergang der Steuerschuld, dem sog. „Reverse Charge“, muss jedenfalls die UID-Nummer des Leistungsempfängers und ein Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld auf der Rechnungen angegeben sein. Es dürfen bei dieser Rechnung weder eine Steuerbetrag noch ein Steuersatz ausgewiesen werden. Es ist der Nettobetrag auf der Rechnung anzuführen.

Gemäß UStG genügen bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag €400,00 nicht übersteigt, folgende Angaben:

• Ausstellungsdatum
• den Name und die Anschrift des liefernden/leistenden Unternehmers
• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• den Tag der Lieferung/sonstiges Leistung oder den Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
• das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe
• der Steuersatz

UVA ist die Abkürzung für Umsatzsteuervoranmeldung. Die Umsatzsteuer ist eine selbst zu berechnende Abgabe. Bei der UVA wird die Umsatzsteuer mit der Vorsteuer gegenübergestellt. Hier kann sich entweder eine Zahllast (ustbare Erlöse > ustbare Aufwände) bzw. eine Gutschrift (ustb. Erlöse < ustbare Aufwände) ergeben. Je nach Umsatz gilt für die Meldung der UVA unterschiedliche Fristen.

Die Zusammenfassende Meldung dient dem Informationsaustausch für die Mitgliedstaaten der EU (MIAS Mehrwertsteuer-Informations-Austausch-System). Innergemeinschaftliche Lieferungen und andere bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen, wenn die Steuerschuld auf einen Leistungsempfänger innerhalb der EU übergeht, sind in die Zusammenfassende Meldung aufzunehmen. Als Beispiel für eine grenzüberschreitende Dienstleistung kann genannt werden:

• Güterbeförderungen zwischen Unternehmern inkl. Nebentätigkeiten
• Katalogleistungen iSd § 3a Abs. 14 UStG
• Arbeiten an beweglichen körperlichen Gegenständen
• Elektronisch erbrachte Dienstleistungen

Zu beachten ist, dass für die ZM andere Fristen als für die UVA gelten.

Für die UVA gilt: Wenn der Jahresumsatz weniger als € 100.000,00 beträgt kann als Voranmeldungszeitraum das Quartal gewählt werden. Über € 100.000 ist der Kalendermonat der Voranmeldezeitraum.

Die UVA ist spätestens am 15. des zweitfolgenden Kalendermonats zu melden. Bis zu diesem Tag muss auch die Zahllast eingezahlt werden. Beispiel:

• Monat = Voranmeldezeitraum: die UVA für 01/15 ist bis 15.03.2015 dem Finanzamt zu melden und eine etwaige Zahllast ist bis zum 15.03.2015 einzuzahlen.
• Quartal = Voranmeldezeitraum: die UVA für das 1.Quartal 2015 ist bis zum 15.05.2015 einzureichen und eine etwaige Zahllast ist bist zu diesem Datum einzuzahlen.

Hat ein Kleinunternehmer (Umsätze < € 30.000) auf die Regelbesteuerung optiert (=Verzicht Kleinunternehmerregelung) muss er die UVA nicht melden, wenn er bis zu den oben genannten Fälligkeitstag die Zahllast entrichtet.

Für die Zusammenfassende Meldung gilt: Achtung für die ZM gilt eine andere Frist als für die UVA. So gilt nicht der 15.des zweifolgenden Monats, sondern  die ZM ist bis zum Ablauf des auf den Voranmeldezeitraum (Quartal oder Monat –>  s.h. oben UVA) nachfolgenden Kalendermonats zu melden. Beispiel:

• Monat = Voranmeldezeitraum: die ZM für 01/15 ist bis 28.02.2015 dem Finanzamt zu melden.
• Quartal = Voranmeldezeitraum: die ZM für das 1.Quartal 2015 ist bis zum 30.04.2015 einzureichen.

Wenn man weniger als € 30.000,00 Umsatzerlöse jährlich erzielt, ist man in Österreich Kleinunternehmer. Man darf diese Grenze laut Gesetz einmal in fünf Jahren um max. 15% überschreiten.

Wenn man Kleinunternehmer ist, bedeutet es, dass man umsatzsteuerrechtlich als Privatperson gesehen wird. Man zahlt keine Umsatzsteuer (deswegen auch keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausweisen), man kann aber auch keine Vorsteuer geltend machen.

Man kann auf die Kleinunternehmerregelung schriftlich beim Finanzamt verzichten (Formular U12 BMF.GV.AT). Wenn man den Verzicht erklärt hat, ist das Unternehmen dann aber auch für die nächsten fünf Jahre gebunden.

Nein grundsätzlich nicht.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt im Allgemeinen sieben Jahre. Diese 7 Jahres Frist startet mit Ende des Kalenderjahres des Buchungsdatum bzw. Belegdatum. Beispiel:

Eine am 15.05.2010 eingebuchte Eingangsrechnung muss bis zum 31.12.2017 aufbewahrt werden. Erst am 01.01.2018 dürfen die Belege vom Jahr 2010 entsorgt werden.

Bei einen abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Aufbewahrungsfrist vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das WJ endet.

Die Buchhaltungsbelege müssen nicht in Papierform aufbewahrt werden, sondern können auch elektronisch gespeichert werden. Jedoch müssen bei diese elektronisch gesicherten Belege eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit möglich sein. Gem. § 132 (2) BAO entfällt die Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe bei Speicherung auf Datenträgern.

Außenprüfungen (Betriebsprüfungen) können teilweise bis zu 10 Jahren rückwirkend stattfinden (Ausnahmefälle). Daher empfiehlt es sich in wenigen Ausnahmen diese Unterlagen auch so lange aufzubewahren.

Die Aufbewahrungspflicht kann sich auch auf 12 Jahre verlängern bei zum Beispiel Unterlagen betreffend Grundstücken (kann sich sogar auf bis zu 23 Jahren erhöhen)